Сигурно унищожаване на архиви: Как да се предпазим от изтичане на данни?
Внимание: Изхвърлянето на фирмени документи в масовите контейнери за смет без предварително шредиране е сериозно нарушение на GDPR и се наказва с тежки финансови санкции от КЗЛД!
Натрупването на остарели папки, класьори и счетоводни документи с изтекъл нормативен срок на съхранение крие сериозни бизнес рискове за всяка компания. За много мениджъри и управители най-голямата опасност при разчистване на офиса всъщност не са административните глоби, а потенциалното изтичане на вътрешни търговски тайни, договори или лични данни на служители и клиенти. Затова правилното, конфиденциално и изцяло легално унищожаване на архиви се превръща в критична стъпка за дългосрочната защита на информацията и сигурността на всяка съвременна организация.
Когато дойде време за това разчистване, изборът на партньор за шредиране не трябва да бъде оставян на случайността. Простото изхвърляне в обикновени контейнери за рециклиране крие огромни опасности. За да сте спокойни, че конфиденциалната Ви информация няма да попадне в грешни ръце, проверете дали потенциалният Ви партньор отговаря на следните 5 задължителни изисквания:
1. Наличие на ISO сертификати за сигурност
Сериозните компании в бранша оперират по строго дефинирани международни стандарти. Уверете се, че фирмата притежава ISO 9001 (за управление на качеството) и най-вече ISO 27001 (за управление на сигурността на информацията). Това е Вашата първа гаранция, че процесите им се одитират външно и регулярно.
2. Пълна проследимост на процеса
Професионалното унищожаване не включва просто “взимане на едни чували”. Процесът трябва да бъде прозрачен от началото до края. Попитайте компанията дали осигурява специализиран и сигурен транспорт, защитени контейнери за събиране и възможност за присъствие на Ваш представител по време на самото шредиране.
3. Издаване на официален Протокол за унищожаване
Това е най-важният документ от правна гледна точка. След приключване на процедурата, фирмата задължително трябва да Ви издаде официален приемо-предавателен протокол и акт за легитимно унищожаване. Този документ е Вашето доказателство пред регулаторните органи (като КЗЛД), че сте спазили всички законови изисквания.
4. Екологична отговорност и претопяване
Процесът не приключва с нарязването на хартията. Важно е фирмата да си партнира с лицензирани заводи за рециклиране (целулозни фабрики). След индустриалното шредиране, остатъчният материал трябва да се транспортира за претопяване. Така не само гарантирате 100% невъзможност за възстановяване на данните, но и подкрепяте кръговата икономика.
5. Опит със специфични и обемни архиви
Различните типове документация изискват различно отношение. Независимо дали става въпрос за текуща администрация, счетоводни регистри с изтекъл срок на съхранение, кадрови досиета или банкови извлечения, фирмата трябва да разполага с капацитет и машини за бързо обработване на големи обеми, без това да застрашава конфиденциалността.
Търсите надеждно решение за Вашия архив?
Не поемайте излишни рискове с изтичане на информация. Можете да се запознаете с детайлните условия, технологията и стъпките, които следваме, на нашата специализирана страница за унищожаване на документи. Свържете се с екипа на BDIAS, за да изготвим индивидуален план за Вашите нужди.
Потърсете ни на тел. 0886 662 552 или e-mail: bdias@bdias.com
ISO Сертификати за архивиране на документи
ISO 27001:2013
Система за управление на информационната сигурност
ISO 9001-2015
Система за управление на качеството
