Дигитализация и сканиране на документи и архиви

Ние сканираме и индексираме Вашите документи вместо Вас.

След като документацията е сканирана и индексирана (дигитализирани) от Архивиращ център БДИАС, от информацията Ви дели едно “кликване” с мишката. Намаляват се Вашите разходи за търсене, съхранение и движение на документацията. Увеличава се ефективността Ви. Всички прашни папки остават в миналото. Предотвратява се загубата, повреждането или неправилното класифициране. Имате гарантирана защита на информацията. Вие определяте нивата на достъп до файловете. Ние извършваме сканиране (дигитализиране) и индексиране на документи, тоест сканиране и електронно архивиране на документи. Можем да Ви предложим създаване на база данни от:

• Документите Ви
• Чертежи и Карти до размер А0+
• Книги
• Ръкописи
• Вестници и списания – периодичен печат

Обемът на хартиената документация расте с всеки изминал ден?

Трудно намирате търсеното?

Все повече фирми и организации използват сканиране и електронно архивиране – дигитализиране като средство за управление на архива, бързо и лесно намиране на търсената информация. В днешно време използването и съхранението на огромната по обем документация е немислимо без прилагането на информационни системи за сканиране и управление. В тези случаи непрекъснато нараства нуждата за бързина при дигитализиране, сканиране и обработка на документите, за архивиране на документи, за повишаване на сигурността при съхранението им и ефективността на процесите на намиране на информацията в архива.

Тези задачи не могат да се решат без прилагането на съвременните системи за архивирания и обработка на документите, каквато е BDIAS Document Management System. Когато документите се сканират те са картинка за компютъра. За да можете за извършвате търсене на документите по дадени критерии е неоходимо да бъде извършено индексиране – въвеждане на ключови думи, по които електронното изображение на документа да бъде намерено. Въвеждането на индексите (въвеждането на ключови думи) се извършва ръчно или автоматично. Ръчното въвеждане е въвеждане на търсените думи от оператор, а автоматично индексиране на електронни документи се извършва чрез баркодове, линейни кодове, OCR, ICR (пълнотекстово разпознаване на символите в електрони архиви).

Обемът на писмените архиви расте с всеки изминал ден и служителите трябва да се справят с информационния свръхтовар както в дигитален, така и в хартиен формат. Въпреки продължаващата употреба на хартия, управлението на дигиталните архиви, изглежда, е постигнало нов етап на възприемане. Затова и много фирми търсят специализирани компании за сканиране на архиви и дигитализиране на архиви.

Системите за дигитализиране са ефективни както в големите, така и В малките организации

Независимо дали това означава превръщане на записи върху хартия в дигитална форма (сканиране на документи) или организиране на документацията, която е създадена електронно, системите за съхраняване и намиране на информацията стават все по-често използвани. Хората осъзнават мощта на съхраняване на документите в цифров вид и все повече компании започват да възприемат този метод като стандартна практика.

Организации, които планират да приложат или да разширят управлението на дигиталните архиви, могат да избират измежду разнообразни продукти, от скенери и друг хардуер до сложен софтуер за управление на документи. определено най-ефективно е, когато специализирана фирма извърши сканиране и дигитализация, защото тя има необпходимия капацитет и опит и съответно намалява разходите Ви за тази дейност по архивиране.

Налага ли се често да търсите информация в печатни данни или да добавяте нови страници към архива – трудни и неблагодарни дейности, които отнемат значително време и пари?

Намаляването на оперативните разходи важна задача ли е за Вашата организация? Няма ли да е чудесно вместо обемистите хартиени архиви да разполагате с модерен и леснодостъпен електронен архив?

За да се сдобиете с такъв, най-лесно е да използвате услугите на архивиращ център, за да сканира и архивира Вашите архиви като електронни файлове в деловодна програма за документооборот. БДИАС може да Ви предложи гарантирана защита на информацията. Компанията е специализирана в областта на съхранението, създаването и поддръжката на електронни архиви. Персоналът ни е обучен, квалифициран и опитен, благодарение на което поддържаме висок стандарт, качество и коректност към клиентите, техните желания и изисквания. Съобразяваме се с индивидуалните изисквания на всеки отделен клиент като прилагаме индивидуален подход към всеки клиент.

За да определим решението за електронен архив, което би било най-подходящо за конкретния случай, ние сме готови да окажем съдействие за определяне на бизнес процесите във Вашата организация и благодарение на това да изготвим конкретно задание за сканиране и електронно съхранение на документи. За библиотеките предлагаме сканиране на книги, сканиране на ръкописи, сканиране на вестници и други.

Хартиеният архив от документи се поддържа трудно. Много време е необходимо, за да бъде намерен търсеният документ в архива. Затова много компании избират сканиране на документи и електронен архив на цялата налична документация. По този начин се печелите време, увеличавате ефективността и спестявате пари като намирате документите си за секунди в електронния архив.

Независимо дали документите Ви са: договори с доставчици и клиенти, поръчки за покупки, фактури, медицински картони, здравни документи, счетоводни документи или други, Вие спестявате от разходите за хартия, печат, поща, физическо съхранение на документи и други. Същевременно осигуряване по-добро обслужване на клиентите си.