Какво е архивиране на документи?

Архивирането на документи може да бъде електронно или физическо.
За бързо намиране на търсените документи, изберете електронно архивиране, наречено още дигитализиране се състои в сканиране и индексиране на документи.
За изнасяне на Вашия архив от хартиени документи в специализирано архивохранилище, изберете физическо архивиране на документи.

Какво е архивиране на документи?

Електронното архивиране на документи, наречено още дигитализиране се състои в сканиране и индексиране на документи. Индексите са метаданните, които се въвеждат в база данни, за да можете чрез софтуер бързо и лесно да намирате търсената информация.

Електронно архивиране се препоръчва за документи, които използвате често и информацията, от които е важно да намирате бързо.

 

Физическото архивиране на документи се състои в съхранение на хартиени документи, подреждане на архиви и други архивни дейности.

Ако искате да намалите разходите за съхранение на документи и да си гарантирате сигурно съхранение, ние ще Ви ги съхраняваме в специализирано архивохранилище. С нас, Вашите документи ще се съхраняват на сигурно място.

Когато Ви трябва даден документи, ще го сканираме и ще Ви го изпратим или ще Ви доставим оригинала.

 

Ако документите Ви са разбъркани и не можете да намерите търсеното, ние ще ги подредим.

 

Ние сме серифицирани по ISO 27001 – стандарт за сигурност на информацията, както и по ISO 9001 – стандарт за система за качество. Тоест Ви гарантираме сигурност и качество при архивирането на Вашите документи!

 

Вие определяте сроковете за съхранение. Ако нямате Номенклатура на делата, ние ще я изработим за Вас. Съобразно нея, за всеки вид документи ще бъдат определени сроковете за съхранение. Ако искате, ние ще унищожим документите след изтичане на срока за съхранение като преди това подготвим Акт за унищожаване, който ще Ви предоставим да прегледате и подпишете преди унищожаването. Сроковете за съхранение на счетоводната документация са описани подробно на страницата „Срокове за съхранение на счетоводни и други документи“.

 

Физическото архивиране на документи се състои от следните процеси:
  1. Преглеждане и анализ на състоянието на Вашите документи и процесите за работа с тях
  2. Разработване на електронна система за управлението им
  3. Разработване на Номенклатура на делата със срокове за съхранение – най-често за държавни и общински организации. За частните компании, номенклатурата не е задължителна, но е предимство и улеснение, защото ще знаете кой вид документ колко дълго трябва да се съхранява.
  4. Организиране и систематизиране на архива. Експертиза на ценността на документите.
  5. Отделане на неценните документи с изтекъл срок на съхранение и издаване на Акт за унищожаване. След това, конфиденциално унищожаване на документите и издаване на Протокол за унищожаването.
  6. Когато ние ще съхраняваме документите в специализирано архивохранилище  – подреждане в архивни кутии и архивни кашони, индексиране и баркодиране. Въвеждане на данните в Приемо-предавателен протокол. Хамалогия и транспортиране. Съхранение в специализирано архивохранилище, което отговаря на международните стандарти за температура, влажност, пожароизвестявае и гасене, охрана и видеоналюдение и други. Изваждане и доставка на оригинал при поискване или сканиране и слагане в системата, до която имате достъп или изпращане по електронна поща. Когато сме Ви доставили оригинал и свършите работа с него, го взимаме и поставяме на мястото, където е бил, за да знаем къде да го търсим при следващо поискване.
  7. Когато документите ще се съхраняват при Вас – подреждане на класьорите/папките на стелажи. Изработване и поставяне на етикети на папките и на стелажите. Изготвяне на топографски опис с точно местоположение на всяка папка.
  8. Когато документите се сканират и дигитализират от нас, Вие решавате дали работата да бъде извършена във Ваши помещения или да ги вземам при нас. При извършване на електронно архивиране, във всеки момент, можете да получите търсен документ при заявка. Сканираните документи можете да търсите по индекси – метаданни, които изберете. Сканираните файлове се съхраняват на Ваш сървър или на наш – Вие избирате. Ако са при Вас, след дигитализацията Ви ги предоставяме и при нас изтриваме цялата информация, която сме обработвали. Търсенето на документите става през Ваш или наш Софтуер. Когато ние разработваме софтуера, той ще бъде направен конклетно за Вас и съобразен със спецификата на документите Ви. Вие определяте видовете документи, нивата на достап, сроковете и т.н.

Колкото повече се разраства една компания, толкова повече нараства и документооборота. За да се организират документите правилно и да се използват ефективно – лесно и бърза да намирате търсенето, е добре документите да бъдат сканирани и архивирани електронно. Ако нямате време и ресурси за това, ние ще го направим за Вас.

 

Ако искате да намалите времето за търсене на информацията, предлагаме да използвате система за управление на документи и процеси. Имаме дълъг опит в разработването на софтуер за документооборот. Програмата за деловодство и архив се пише от наши експерти и изцяло се съобразява с Вашите изисквания и спецификата на работата Ви. Можем да Ви демонстираме варианти, които сме разработвали досега за наши клиенти. Предимството е, че не трябва да се нагодите към нещо стандартно. Софтуерът BDIAS DMS ще се промени така, че да е удобен за използване от Вашите служители и в зависимост от конкретиката на Вашите документи.

Ние съхраняваме за Вас всякакви видове документи. Ето някои основни:

Какъв вид архивиране да изберете и какво да очаквате от нас?

Ако често работите с документите – изберете електронно архивиране на документи.

Ако искате документите Ви да бъдат организирани и систематизирани в единен Софтуер за управление на документи и процеси – изберете разработка на софтуер за деловодство и архив.

Ако имате големи обеми документи, които трябва да съхранявате на хартия – изберете съхранение на документи в наше архивохранилище – склад за документи, който е сигурен и конфиденциалността е гарантирата.

Ако документите Ви не са подредени и не намирате търсеното – изберете подреждане на документи и експертиза на ценността на документите.

Ако искате да унищожите документите си – изберете унищожаване на документи чрез шредиране и претопяване.

Ако фирмата Ви е в ликвидация и трябва предадете документите в НОИ – изберете подготовка на документи за НОИ съгласно Наредба №5.

Ако документите Ви трябва да бъдат подвързани като книги – изберете подвързване на документи.

Архивиране на документи, сканиране и дигитализация,  съхранение на архиви

Сканиране и електронно архивиране на документи, Дигитализация, Деловоден софтуер, архивиране на документи, Дигитална конверсия
Сканиране и електронно архивиране на документи

♦ Цялостни решения за дигитално архивиране на документи

♦ Сканиране на: документи, чертежи, карти, книги, подвързани документи, вестници и други; размери от А6  до А0+

♦ Индексиране, въвеждане на мета-данни, по които да търсите документите

♦ Електронно архивиране

♦ Дигитализация

♦ OCR – оптично разпознаване на символите, превръщане на сканираните документи от картинки в текст

Физическо архивиране на хартиени документи, съхранение на документи в архивохранилище, Конфиденциално унищожаване на документи, Подреждане на архиви, архивиране на документи
Физическо архивиране на документи

♦ Съхранение на Вашите документи в наши архивохранилища.  Управление на хартиени архиви

♦ Транспортиране

♦ Кашони и архивни кутии

♦ Индексиране и баркодиране

♦ Намиране на документи при заявка

♦ Сканиране по заявка и запис на информацията на наши или Ваши сървъри

♦ Доставка на оригинали по заявка

Сканиране индексиране и електронно архивиране, Дигитализация, Софтуер за архивиране и документооборот, Деловоден софтуер, електронно архивиране на документи, Дигитална конверсия
Софтуер за управление и архивиране на документи

♦ Цялостни решения за управление и движение на документи и бизнес процеси – всички разработки се променят съобразно конкретните изискванията на клиентите

♦ Търсене и визуализиране на сканирани документи

♦ Документооборот

♦ Деловодство

♦ Архив

♦ Разработка на други информационни системи по конкретни изисквания

Сканиране индексиране и електронно архивиране, Дигитализация, Подреждане на архиви, Физическо архивиране на документи, Софтуер за архивиране и документооборот, Деловоден софтуер, съхранение на документи в архивохранилище, Конфиденциално унищожаване на документи, Подреждане на архиви, архивиране на документи, Дигитална конверсия
Конфиденциано унищожаване на документи

♦ Подготвяне на документите за унищожаване

♦ Изготвяне на акт за унищожаване

♦ Унищожаване на хартиени документи чрез шредиране

♦ Унищожаване на хартиени документи чрез претопяване

♦ Документите се претопяват до пълното им разграждане

♦ Процесът е напълно екологичен

Подреждане на архиви, организиране и подреждане на документи
Организиране и подреждане на архиви

♦ Систематизиране на документацията в архива, подреждане по видове и хронология върху стелажи или в метални шкафове

♦ Изработване и поставяне на етикети

♦ Изготвяне на списък на делата в електронен и хартиен формат

♦ Поставяне на указателни табели на стелажите

♦ Отделяне, описване и подготвяне за унищожаване на неценните документи с изтекъл срок на съхранение

Сканиране индексиране и електронно архивиране, Дигитализация, Подреждане на архиви, Физическо архивиране на документи, Софтуер за архивиране и документооборот, Деловоден софтуер, съхранение на документи в архивохранилище, Конфиденциално унищожаване на документи, Подреждане на архиви, архивиране на документи, Дигитална конверсия, Подвързване на документи
Подвързване на документи

♦ Подвързване на документи с подшиване във формата на книги

♦ Подвързване на всякакви видове и размери документи – ведомости за заплати, нотариални книги и други документи

♦ Подготовка на документите за подвързване

♦ Подшиване и подлепване

♦ Изработка на надписи на кориците

♦ Поставяне на корици

Разработване на номенклатура на делата със срокове за съхранение на документи и видове документи по групи
Изготвяне на номенклатура на делата

♦ Преглеждане и анализиране на всички документи и процеси

♦ Определяне на групите документи

♦ Определяне на срока за съхранение на всяка група документи

♦ Дефиниране кои групи документи подлежат на проверка от ПДЕК

♦ Разработване на номенклатура на делата

♦ При допълнителна заявка: внедряване на утвърдената от ДАА номенклатура на делата

Полистна експертиза на документи и изогтвяне на опис за дългосрочно съхранение и опис на неценни документи с изтекъл срок на съхранение
Извършване на експертиза на ценността на документите

♦ Преглеждане на всеки документ

♦ Определяне и записване на срока на съхранение

♦ Отделяне на ценните документи и документите с 50 и повече години за съхранение

♦ Извършване на годишна експертиза на документите за дългосрочно съхранение и тези за проверка от ПДЕК

♦ Предаване на Excel файл с информацията за по-лесно извършване на бъдещите експертизи

Подготовка на ведомости за заплати на прекратени осигурители за предаване в НОИ Наредба 5
Подготовка на документи за предаване в НОИ

♦ Отнася се за документите, които трябва да се предадат от прекратени осигурители съгласно Инструкция № 5 на НОИ

♦ Преглеждане на подадените от клиента документи

♦ Отделяне на документите, които трябва да се предадат в НОИ

♦ Номериране на страниците, подшиване, поставяне на заглавна страница, заверителен надпис, изготвяне на протоколи и други

♦ Изготвяне на общата документация

Свържете се с ФИРМА ЗА сканиране, електронно и физическо АРХИВИРАНЕ БДИАС

тел. 0888 49 58 71, 02 875 90 92, e-mail: bdias@bdias.com

Related Posts

Comments (6)

Excellent article! We are linking to this great content on our site. Keep up the good writing. Luci Skipp Joelle

Hello, after reading this remarkable paragraph i am too happy to share my knowledge here with mates. Fancie Gene Evers

I truly appreciate this blog article. Really thank you! Fantastic. Tiertza Graeme Scharaga

Hola! I’ve been reading your blog for a long time now and finally got the bravery to go ahead and give you a shout out from Huffman Tx!
Just wanted to tell you keep up the good work!

I love what you guys are usually up too.
This sort of clever work and coverage! Keep up the amazing works guys I’ve
added you guys to my blogroll.

Leave a comment