Сканиране и електронно архивиране на документи и архиви

Тя позволява на потребителите да сканират всеки хартиен документ и да импортират електронни файлове, включително електронна поща, а след това да архивират информацията в електронен формат. При това системата предлага много опции за индексиране и съхранение, като потребителите могат да търсят и да възстановяват всеки архивиран документ, след което да го разпечатват, изпращат по факс или електронна поща. Електронната система за подреждане може да се настрои според изискванията на потребителя, а документите да бъдат достъпни за множество потребители едновременно. Важно е процесите по сканиране да се извършват професионално – качествено и бързо.

Системата за управление на електронни документи се използва много и за целите на счетоводството и одита. Тук информацията от разписки и фактури се съхранява съобразно изискванитяа на Закона за счетоводството. Бързото намиране на информацията е едно от ключовите предимства на електронния архив след сканиране. Сканирането на документи се извършва от БДИАС на място в помещенията на клиента, било това малко, средно или голямо предприятие, лекарски кабинет, автомобилна къща, банка, адвокатска кантора и т.н. Интересът към управлението на документацията расте, което кара производителите да предлагат продукти, които са както по-лесни за използване, отколкото бихте очаквали, така и са изненадващо достъпни като цена. Редица представители на индустрията сочат, че не само цените са приемливи, но и управлението на архивите в дигиталната ера не е толкова сложно, колкото смятат някои. Разбира се, трябва да се вземат предвид разходите за нови приложения, както и за сканиране, , но не трябва да се пропускат потенциалните икономии след внедряването им.

Ако търсите начини за контрол на разходите, управлението на архиви е един от тях, убедени са експертите, затова е важно сканиране и електронно архивиране на документи да бъде направено качествено и от професионалисти

Важно е да се отбележи, че преминаването към цифрово управление ще изисква обучение на персонала в офиса. Макар че технологията е от съществено значение, тя представлява само една част от това, което се изисква за прилагането и поддържането на система за управление на документацията каквато е BDIAS dms. Както при всяко нововъведение, почти винаги е трудно да се убедят служителите, че новият процес е по-добър, по-ефективен и по-лесен за употреба. За да сте сигурни, че новата технология се използва максимално ефективно, обучете служителите така, че да разберат как новата система ще се интегрира с текущите работни процеси.

За да работи системата ефективно, трябва или да сканирането и дигитализирате Вашия документооборот или да се обърнете към фирма, която извършва услуги по сканиране и дигитализация.

Деловоден софтуер за сканиране и структуриране на документи

БДИАС Системи за управление на документите, включва средства за управление на процесите по сканиране. Ако желаете пълнотекстово разпознаване на символите е необходимо да се извърши оптично разпознаване на символите. БДИАС система за документооборот и електронен архив е дигитално решение за електронно съхранение на документи – въвеждане и индексиране на документи. БДИАС Деловодство и Архив е дигитално решение за бърз и лесен достъп и търсене на документи.

БДИАС Деловодство и архив – система за управление на документи, дава възможност да се индексират документи с помощта на атрибутите да документите – метаданни за електронни документи. Индексите се въвеждат в база данни и дават възможност бързо да намерят и извлекат данните свързани със съответните документи в архива. По този начин за секунди можете да намерите търсените документи като Ви гарантираме моментално намиране на всички търсени данни. Това не е възможно да се направи, когато документите не са скенирани и индексирани.

Независимо какви документи имате за скениране – ние ще ги сканираме. За библиотеките предлагаме скениране на книги, скениране на ръкописи, скениране на вестници и други. Дейностите по обработка и сканиране на документи може да се извърши във Вашия офис или в нашия офис, съобразно Вашите изисквания. Можем да се съобразим с изискванията Ви за договор за конфиденциалност, застраховка “Професионална отговорност” и т.н. Сканиране на документите и електронно съхранение – дигитализация на документи са сред най-търсените услуги, предлагани от нас. Обработката на документите се извършва от висококвалифицирани и компетентни специалисти в областта на сканирането и електронното съхранение на архиви.