Видове носители за съхранение на документи и архиви

Отличителни силни и слаби страни:

• Хартията е позната и удобна за правене на справки, но документите на хартия изискват големи складови пространства и е трудно да се организират и поддържат хартиени архиви. За тях ние предлагаме съхранение на хартиен архив и сканиране и дигитализация само при конкретна заявка от клиента.
• Електронните формати гарантират бързо и лесно намиране на документите, отнемат малко място, но не са подходящи за запазване на информация за дълъг период от време. По-специално, продължителното удобство на електронните документи е неблагоприятно повлияно от ограничената устойчивост на компютърата среда за складиране и зависимостта на компютърното възпроизвежданата информация от специфични хардуерни и софтуерни конфигурации. Ние предлагаме дигитализация на Вашия архив, която се състои в сканиране, индексиране и електронно архивиране, дигитализиране. Намирането на търсената информация се извършва чрез съхранение на информацията на Ваш или наш сървър и достигане до нея чрез специализиран софтуер за бързи и лесни справки. Фирмата ни е специализирана разработване на софтуер за деловодство, архив, документооборот и управление на данни и документи.
• Микрофилмите заемат малко пространство, имат превъзходна устойчивост, съвместимост и компактност и затова са много удобни за дълго, дори постоянно запазване на документите. При тях обаче търсенето и трудно и бавно. Микрофилмиране препоръчваме, когато документите трябва да се съхранявам за дълъг период от време и са много ценни.

Каквито и носители да изберете, важно е да проверите фирми за архивиране, които предлагат услугата по сканиране и електронно архивиране, за да не трява да извършване сканиране и дигитализация сами, защото процесът отнема много време, особено, когато се извършва от хора без дълъг опит и използванен а специализирана технология за сканиране и дигитализация.

Сканиране и дигитализиране - Дигитални архиви или съхранение на хартията?

Хартията, микрофилмите и дигиталните носители могат и  трябва да съществуват в приложението на документите на документарния мениджмънт. Тези среди са по-малко конкуренти отколкото съюзници. Задачата на  документарния мениджмънт не е да се предпочете една среда за складиране пред други, а да се пригодят средите към специфичните изисквания за употреба.

Смесените среди за съхранение комбинират характерните придимства на хартията, микрографиките и електронните формати, за да удовлетворят специфичните изисквания за жизнен цикъл, които не могат да бъдат удовлетворени от отделна методология  или технология на  документарния мениджмънт. Микрографиките, по-специално, имат устойчиви записи с други документарни формати.  Когато  са комбинирани с хартиена или електронна среда за съхранение, могат да доставят много ефективни решения на проблемите на документарния мениджмънт.

Технологията е средство към целта, а не самоцел. Целта на документарния мениджмънт би трябвало винаги да бъде подходящо бизнес решение.

Независимо какво изберете - сканиране и дигитализация, наречена още дигитализиране или съхранение на архиви, важното е да бъдете добре информирани за предимствата на всяка от двете технологии за архивиране.

За да Ви консултираме конкретно за най-доброто решение за Вашите архиви, ще се радваме да ни потърсите, защото нашата мисия е да улесним работата на клиентите ни с техните архиви. Затова и предлагаме както сканиране и дигитализация, така и съхранение на големи обеми хартиена документация.