Софтуер за управление на документи и архивиране
БДИАС предлага професионални
Услуги свързани с Разработка на програма за деловодство и архивиране на документи
Софтуер за управление на документи и архивиране
Всеки софтуер се разработва съобразно конкретните изисквания на клиента
Софтуерните системи, които създаваме са свързани с:
♦ Цялостни решения за управление и движение на документи и бизнес процеси – всички разработки се променят съобразно конкретните изискванията на клиентите
♦ Търсене и визуализиране на сканирани документи
♦ Документооборот
♦ Деловодство
♦ Архив
♦ Архивиране в специализирано архивохранилище – намиране на документи, съхранявани в БДИАС и запис на сканирани файлове
♦ Други софтуерни разработки, съобразно Вашите изисквания
Софтуер за управление на документи и архивиране, създаден от БДИАС
Софтуер за електронно архивиране, Софтуер за управление на документи, ДЕЛОВОДЕН СОФТУЕР, Софтуер за деловодство и архив
Всеки софтуер се разработва съобразно конкретните изисквания на клиента:
♦ Цялостни решения за управление и движение на документи и бизнес процеси – всички разработки се променят съобразно конкретните изискванията на клиентите
♦ Търсене и визуализиране на сканирани документи
♦ Документооборот, Деловодство, Архив
♦ Разработка на други информационни системи по конкретни изисквания
Ако желаете да получите повече информация
за Разработката на Софтуер за управление на документи и архивиране съобразно изискванията на клиента,
моля не се колебайте да ни потърсите на тел. 0886 662 552
Софтуерни Приложения
Ние Предлагаме софтуер, чрез който да архивирате и бързо и леско да намирате всякакви видове документи:
- Фирмени
- Административни
- Счетоводни
- Личен състав
- Книги, Вестници, Списания
- Чертежи, Карти до размер А0+
- Досиета на клиенти
- Застрахователни полици
- Договори
- Оферти
- Входяща поща
- Изходяща поща
- Заповеди
- Молби
- Жалби
- Доклади
- Отчети
- Тръжни
- Удостоверения
- Командировки
- Ведомости за заплати
- други
Имате все повече хартиените документи?
Трудно намирате търсеното?
Често документите се разбъркват?
Всеки може да прочете документите, натрупани на Вашето бюро?
Ние в БДИАС РАЗРАБОТВАМЕ Софтуер, с който бързо и лесно да намирате документите си, да ги препращате и принтирате.
Все повече компании осъзнават мощта на софтуерните системи за документооборот, архивиране, дигитализация и управление на документация и започват да възприемат употребата им като стандартна практика. Организации, които планират да приложат или да разширят управлението на дигиталните страници, могат да избират измежду разнообразни продукти, от скенери и друг хардуер до сложен софтуер за управление на архиви.
Софтуер за управление на документи и архивиране – Системата BDIAS DMS
е система за управление на данни, която позволява на потребителите да сканират хартиена документация и да импортират електронни файлове, включително електронна поща, а след това да архивират информацията в електронен формат.
При това системата предлага много опции за индексиране и съхранение на документи, като потребителите могат да търсят и да възстановяват всеки архивиран документ, след което да го разпечатват, изпращат по факс или електронна поща.
Електронната система за подреждане на документи може да се настрои според изискванията на потребителя, а документите да бъдат достъпни за множество потребители едновременно.
Разработка на софтуер за дигитализация, управление и архивиране на документи
Системата ще бъде настроена така, че да отговаря изцяло на Вашите изисквания.
Софтуерните решения, предоставяни от БДИАС се разработват от нашите специалисти съобразно нуждите и изискванията на конкретния клиент.
Предлагаме цялостно решение за организиране, стандартизация, управление и движение на документацията в организацията. Софтуер за деловодство и документооборот. Софтуер за да се архивират данните.
Досега разработваните от нас софтуерни продукти са свързани с управление на документация и процеси, деловодство, електронен архив и структуриране, управление на архиви и други. Огромно предимство е, че не е необходимо потребителите да се съобразяват с унифициран софтуер, защото нашите разработки се модифицират, съобразно Вашите желания, за да отговорят най-цялостно на Вашите потребности. Интерфейсът е много лесен, удобен и приятен за ползване и потребителите бързо и интуитивно свикват с него.
Софтуерът Ви осигурява незабавен достъп до Вашата информация – намирането на търсената информация и визуализирането на изображенията е въпрос на секунди. Програмата работи в мрежа и много потребители могат да преглеждат един и същ документ едновременно. Всичко това съкращава времето за вземане на решения и гарантира по-голяма ефективност на работата. Благодарение на структурирането на информацията е невъзможно информацията да бъде изгубена, грешно подредена или унищожена, затова е важно да се избере софтуер, който е направен конкретно за Вашите нужди.
Ако желаете, екипът на БДИАС може да сканира и индексира натрупаните до момента документи вместо Вас.
След като са сканирани и индексирани (дигитализирани) от Архивиращ център БДИАС, от търсената информация Ви дели едно “кликване” с мишката. Намаляват се разходите за търсене, съхранение и движение. Увеличава се ефективността. Всички прашни папки остават в миналото. Предотвратява се загуба, повреждане или неправилно класифициране на документите. Имате гарантирана защита на информацията. Вие определяте нивата на достъп до файловете. Ние извършваме сканиране (дигитализиране) и индексиране и можем да Ви предложим създаване на база данни от:
- Документи
- Чертежи и Карти до размер А0+
- Книги
- Ръкописи
- Вестници и списания – периодичен печат
Затрупани сте с хартиени документи? Трудно намирате търсената информация?
Все повече фирми и организации използват сканиране и изработване на електронен архив – дигитализиране като средство за управление на архива, бързо и лесно намиране на търсеното. В днешно време използването и съхранението на огромната по обем документация е немислимо без прилагането на информационни системи за сканиране и управление на данните. В тези случаи непрекъснато нараства нуждата за бързина при сканиране и обработка за повишаване на сигурността при съхранението им и ефективността на процесите на намиране на желаното в архива.
Тези задачи не могат да се решат без прилагането на съвременните системи за дигитализация и обработка, каквато е BDIAS Document Management System. Когато документите се сканират те са картинка за компютъра. За да можете за извършвате търсене по дадени критерии е неоходимо да бъде извършено индексиране – въвеждане на ключови думи, по които електронното изображение на документа да бъде намерено. Въвеждането на индексите (въвеждането на ключови думи) се извършва ръчно или автоматично. Ръчното въвеждане е въвеждане на търсените думи от оператор, а автоматично индексиране на електронни документи се извършва чрез баркодове, линейни кодове, OCR, ICR (пълнотекстово разпознаване на символите в електрони архиви от документи). Обемът на писмените данни, расте с всеки изминал ден и служителите трябва да се справят с информационния свръхтовар както в дигитален, така и в хартиен формат.
Въпреки продължаващата употреба на хартия, управлението на дигиталните файлове изглежда, е постигнало нов етап на възприемане. Електронните системи се прилагат както в големите, така и в средните и малките организации. Независимо дали това означава превръщане на записи върху хартия в дигитална форма (сканиране) или организиране на документацията, която е създадена електронно, системите за съхраняване и намиране на документи стават все по-често използвани. Хората осъзнават мощта на съхраняване на информацията в цифров вид и все повече компании започват да възприемат този метод като стандартна практика.
Софтуер за управление на документооборот и архив е най-подходящото решение за архивиране на документите Ви, защото информацията ще се структурира правилно и бързо и лесно ще намирате търсената информация. Ние можем да разработим такъв софтуер за Вас.
За всяка организация с много документи е важно да извърши дигитализиране на документите си
Системата BDIAS DMS е система за управление на данни, която позволява на потребителите да сканират хартиени документи и да импортират електронни файлове, включително електронна поща, а след това да архивират информацията в електронен формат. При това системата предлага много опции за индексиране и съхранение, като потребителите могат да търсят и да възстановяват всеки архивиран документ, след което да го разпечатват, изпращат по факс или електронна поща. Нашият софтуер се разработва конкрутно за Вас и се съобразява с Вашия архив.
Електронната система за подреждане на документация може да се настрои според изискванията на потребителя, а информацията в тях да бъде достъпна за множество потребители едновременно. Системата за управление на електронни документи (софтуер за деловодство и архив) се използва много и за целите на счетоводството и одита. Тук информацията от разписки и фактури се съхранява съобразно изискванията на Закона за счетоводството. Бързото намиране на търсеното е едно от ключовите предимства на електронния архив.
Ние можем да извършим сканиране на място в помещенията на клиента, ако не разрешавате да изнесем документите Ви.
Да нас няма значение дали сте малко, средно или голямо предприятие, лекарски кабинет, автомобилна къща, банка, адвокатска кантора и т.н. Интересът към управлението на документацията расте, което кара производителите да предлагат продукти, които са както по-лесни за използване, отколкото бихте очаквали, така и са изненадващо достъпни като цена. Редица представители на индустрията сочат, че не само цените са приемливи, но и управлението на документи в дигиталната ера не е толкова сложно, колкото смятат някои. Разбира се, трябва да се вземат предвид разходите за нови приложения, но не трябва да се пропускат потенциалните икономии след внедряването им. Не е скъпо да се закупи софтуер за деловодство и архив, чрез който да се извършва сканиране и дигитализиране, както и структуриране на сканираната информация.
Ако търсите начини за контрол на разходите, управлението на документи е един от тях, убедени са експертите. Важно е да се отбележи, че преминаването към цифрово управление на документи ще изисква обучение на персонала в офиса. Макар че технологията е от съществено значение, тя представлява само една част от това, което се изисква за прилагането и поддържането на система за управление каквато е BDIAS dms.
Както при всяко нововъведение, почти винаги е трудно да се убедят служителите, че новият процес е по-добър, по-ефективен и по-лесен за употреба. За да сте сигурни, че новата технология се използва максимално ефективно, обучете служителите така, че да разберат как новата система ще се интегрира с текущите работни процеси.
Налага ли се често да търсите информация в печатни издания или да добавяте нови документи към архива – трудни и неблагодарни дейности, които отнемат значително време и пари?
Искате ли да намалите оперативните разходи?
Няма ли да е чудесно вместо обемистите хартиени архиви да разполагате с модерен и леснодостъпен електронен архив?
За да се сдобиете с такъв, най-лесно е да използвате услугите на архивиращ център БДИАС, за да сканира и архивира Вашите архиви като електронни файлове в деловодна програма за документооборот. БДИАС може да Ви предложи гарантирана защита на информацията. Компанията е специализирана в областта на архивните услуги, създаване и поддръжка на електронни архиви. Персоналът ни е обучен, квалифициран и опитен, благодарение на което поддържаме висок стандарт, качество и коректност към клиентите, техните желания и изисквания. Съобразяваме се с индивидуалните изисквания на всеки отделен клиент като прилагаме индивидуален подход към всеки клиент.
Важно е точно да определим кое решение за електронен архив, което би било най-подходящо за конкретния случай, ние сме готови да окажем съдействие за определяне на бизнес процесите във Вашата организация и благодарение на това да изготвим конкретно задание за сканиране и създаване на електронен архив. За библиотеките предлагаме сканиране на книги, сканиране на ръкописи, сканиране на вестници и други. Хартиеният архив се поддържа трудно. Много време е необходимо, за да бъде намерен търсеният документ в архива. Затова много компании избират сканиране на цялата налична документация. По този начин се печелите време, увеличавате ефективността и спестявате пари като намирате документите си за секунди в електронния архив.
Сканираме всякакви документи по вид и размер
Независимо дали документите Ви са: договори с доставчици и клиенти, поръчки за покупки, фактури, медицински картони, здравни, счетоводни и други документи, Вие спестявате от разходите за хартия, печат, поща, физическо съхранение на документацията. Същевременно осигуряване по-добро обслужване на клиентите си. За разлика от хартиените архиви, електронните файлове могат да бъдат разглеждани от всякъде и по всяко време. Можете да преглеждате документи по мрежата от къщи, вместо да се налага да отидете до офиса. Така може няколко служители да използват едновременно един и същ документ – споделени данни в мрежата. Изградената мрежа осигурява сигурен и надежден достъп до документацията на всички служители във фирмата.
Можете изцяло да разчитате на нас за съдействие по цялостната организация на архива, определяне правата на достъп на различните служители. Ще Ви предложим също съхраняване на резервни копия, така че ако оригиналния документ бъде повреден или загубен, Вие за имате резервно копие на същия. Независимо какви документи имате за скениране – ние ще ги сканираме. За библиотеките предлагаме скениране на книги, скениране на ръкописи, скениране на вестници и други. Дейностите по обработка и сканиране може да се извършат във Вашия офис или в нашия офис, съобразно Вашите изисквания. Можем да се съобразим с изискванията Ви за договор за конфиденциалност, застраховка “Професионална отговорност” и т.н. Сканиране и електронно архивиране на документи са сред най-търсените услуги, предлагани от нас. Обработката на Вашите документи се извършва от висококвалифицирани и компетентни специалисти в областта на сканирането и дигитализирането. За целта е необходим софтуер за деловодство и управление на документи, програма за електронно архивиране.
Електронното архивиране е процес, който включва следните етапи:
- Подреждане и класифициране на архива: номериране на номенклатурните дела, поставяне на баркодове или други етикети с № на делото в което се намира документа
- Подготовка за сканиране:
- Сканиране в подходящ електронен формат: сканиране на различни по размери и вид документи – от размер А6 до А0+; сканиране се извършва с подходящи за документите скенери – високоскоростни, скенери за книги, широкоформатни.
- Съхранение на сканираните файлове на наш сървър или Ваш сървър
- Проверка след сканиране / контрол на качеството по сканиране
- Въвеждане на данни от сканираните файлове в софтуер за деловодство и електронен архив; индексиране на ключови думи, по които да се осъществи лесното намиране на всеки документ – дата, година, получател и т.н.; баркод; баркодове, печ кодове, OCR, ICR и други
- Въвеждане на индекси и вграждане на изображения от сканираното в програма, съобразена с нуждите на Вашата фирма или организация
- Софтуер за търсене и визуализиране на електронно архивираната информация
Когато БДИАС извършва сканиране и индексиране и изработване на електронен архив на документи, клиентите избират какви индексни полета да имат сканираните електронни данни.
Основна цел на индексирането да електронен архив, обработен от БДИАС има за цел да позволи бързо търсене и намиране на информацията в системата. Най-лесно се търси в софтуерна система за деловодство и архив, състояща се от сканирана документация, е в случай на индексиране всеки документ след скениране. Всяко индексиране съдържа метаданни за всеки архив от електронни документи.
Как да извършим организиране на документи, за да ги намирате бързо и лесно?
За да постигнем ефективно намиране на документите, които съставляват Вашия електронен архив е необходимо да използвате софтуера БДИАС електронен архив – софтуерна система за деловодство и архив и управление на документи, в който документите са индексирани с определени индекси съдържащи метаинформация за графичните изображения на Вашите електронни документи. Ако искате да търсите пърнотекстово в документите е необходимо да бъде извършено пълнотекстово индексиране – пълнотекстово разпознаване на символите. Това се прави чрез OCR (optical character recognition) – оптично разпознаване на символите или ICR (intelligent character recognition) – интелигентно разпознаване на символите. Това позволява да се търсят документи, които съдържат определени думи или фрази. Когато е използван OCR или ICR можете да запишете документите в текстови формат.
Търсене на документи в системата за управление на документи БДИАС Архив
Извършва се чрез използване на индексите, поддържани от системата. Системите за управление позволяват търсене по идентификатора на документа, метаинформацията за документа, пълното съдържание на документа и т.н. Възможно е да се въведат сложни системи за търсене, които съдържат ключови думи или фрази от съдържанието на документи в архива или метаинформацията на сканирани документи във Вашия електронен архив. При електронно управление на документи, имате възможност за редактиране, трансформиране, архивиране, публикуване и управление на всякакъв вид документи. БДИАС Системи за управление на документите, включва средства за управление на процесите по сканиране. Ако желаете пълнотекстово разпознаване на символите е необходимо да се извърши оптично разпознаване на символите.
Софтуер за управление на документи и архивиране – БДИАС система за документооборот и електронен архив е дигитално решение за изграждане на електронен архив на документи – въвеждане и индексиране на документи. БДИАС Деловодство и Архив е дигитално решение за бърз и лесен достъп и търсене на документи. БДИАС Деловодство и архив – система за управление на документи, дава възможност да се индексират документи с помощта на атрибутите да документите – метаданни за електронни документи.
Индексите се въвеждат в база данни и дават възможност бързо да намерят и извлекат данните свързани със съответните документи в архива. По този начин за секунди можете да намерите търсените документи като Ви гарантираме моментално намиране на всички търсени данни. Това не е възможно да се направи, когато документите не са скенирани и индексирани. След сканиране и дигитализиране, структурираната информация се организира чрез софтуер за търсене на сканираните файлове, който търси в мета-данни (мета информация), въведена от фирмата, който извършва сканиране и дигитализация.
Всички услуги, предлагани от БДИАС
Сканиране и електронно архивиране на документи. Дигитализация на документи и архиви
♦ Цялостни решения за дигитално архивиране на документи
♦ Сканиране на: документи, чертежи, карти, книги, подвързани документи, вестници и други; размери от А6 до А0+
♦ Индексиране, въвеждане на мета-данни, по които да търсите документите
♦ Електронно архивиране
♦ Дигитализация на документи, дигитализиране на документи и архиви
♦ OCR – оптично разпознаване на символите, превръщане на сканираните документи от картинки в текст
Физическо архивиране на документи. Съхранение на документи. Склад за архиви
♦ Съхранение на Вашите документи в наши архивохранилища. Управление на хартиени архиви
♦ Съхранение на архиви
♦ Транспортиране
♦ Архивни кашони и кутии
♦ Индексиране и баркодиране
♦ Намиране на документи при заявка
♦ Сканиране по заявка и запис на информацията на наши или Ваши сървъри. Дигитализиране на документи по заявка
♦ Доставка на оригинали по заявка
Софтуер за управление и архивиране на документи. Деловоден софтуер
♦ Цялостни решения за управление и движение на документи и бизнес процеси – всички разработки се променят съобразно конкретните изискванията на клиентите
♦ Търсене и визуализиране на сканирани документи
♦ Документооборот
♦ Деловодство
♦ Архив
♦ Софтуер за дигитаризация на документи и архиви
♦ Разработка на други информационни системи по конкретни изисквания
Конфиденциано унищожаване на документи
♦ Подготвяне на документите за унищожаване
♦ Изготвяне на акт за унищожаване
♦ Унищожаване на хартиени документи чрез шредиране
♦ Унищожаване на хартиени документи чрез претопяване
♦ Документите се претопяват до пълното им разграждане
♦ Процесът е напълно екологичен
Организиране и подреждане на архиви
♦ Систематизиране на документацията в архива, подреждане по видове и хронология върху стелажи или в метални шкафове
♦ Изработване и поставяне на етикети
♦ Изготвяне на списък на делата в електронен и хартиен формат
♦ Поставяне на указателни табели на стелажите
♦ Отделяне, описване и подготвяне за унищожаване на неценните документи с изтекъл срок на съхранение
Подвързване на документи
♦ Подвързване на документи с подшиване във формата на книги
♦ Подвързване на всякакви видове и размери документи – ведомости за заплати, нотариални книги и други документи
♦ Подготовка на документите за подвързване
♦ Подшиване и подлепване
♦ Изработка на надписи на кориците
♦ Поставяне на корици
Изготвяне на номенклатура на делата
♦ Преглеждане и анализиране на всички документи и процеси
♦ Определяне на групите документи
♦ Определяне на срока за съхранение на всяка група документи
♦ Дефиниране кои групи документи подлежат на проверка от ПДЕК
♦ Разработване на номенклатура на делата
♦ При допълнителна заявка: внедряване на утвърдената от ДАА номенклатура на делата
Извършване на експертиза на ценността на документите
♦ Преглеждане на всеки документ
♦ Определяне и записване на срока на съхранение
♦ Отделяне на ценните документи и документите с 50 и повече години за съхранение
♦ Извършване на годишна експертиза на документите за дългосрочно съхранение и тези за проверка от ПДЕК
♦ Предаване на Excel файл с информацията за по-лесно извършване на бъдещите експертизи
Подготовка на документи за предаване в НОИ
♦ Отнася се за документите, които трябва да се предадат от прекратени осигурители съгласно Инструкция № 5 на НОИ
♦ Преглеждане на подадените от клиента документи
♦ Отделяне на документите, които трябва да се предадат в НОИ
♦ Номериране на страниците, подшиване, поставяне на заглавна страница, заверителен надпис, изготвяне на протоколи и други
♦ Изготвяне на общата документация