Сканиране на ведомости за заплати и дигитализиране на счетоводни документи

Дейности свързани със сканиране ведомости за заплати и счетоводни документи

Професионално сканиране на ведомости за заплати и трудови архиви. Бързо, сигурно и съобразено с нормативните изисквания. Поискайте оферта.

Сканирането на ведомости за заплати е ключова услуга за всяка организация, която съхранява хартиени трудови архиви.

То осигурява бърз достъп до информация, по-висока сигурност и съответствие със законовите изисквания.

В същото време дигитализацията оптимизира вътрешните процеси и намалява разходите по съхранение и обработка на документи.

Ние предлагаме цялостно решение за дигитализация на ведомости – от подготовка и обработка на документите до сканиране, индексиране и електронно архивиране.

Какво печелите?

Намирате ведомост за 1 минута вместо за 1 час.

Никога повече не ровите из стари прашни архиви.

След сканирането и индексирането сме подготвени за бързо намиране на ведомостите при проверки от НОИ и за проверката в НОИ при прекратяване на осигурител.

---

Защо да дигитализирате ведомостите за заплати?

Хартиените архиви създават редица проблеми:

• трудно търсене на информация
• риск от загуба или повреда
• заемане на физическо пространство
• бавна обработка при проверки

Чрез сканиране на ведомостите получавате:

✔ бърз достъп до информация
✔ лесно търсене по име, ЕГН, период
✔ сигурно съхранение
✔ готовност при проверки от институции
✔ намаляване на разходите за архив

Какво предлага БДИАС?

Специализирани сме в сканиране на ведомости за заплати и трудови архиви.

Работим с архиви за НОИ, пенсиониране и доказване на трудов стаж.

Услугата е насочена специално към обработка на ведомости за заплати.

И още – предлагаме:

• сканиране на ведомости за предоставяне на служители при пенсиониране – бързо и лесно издаване на УП2 и УП3
• индексиране на ведомости за доказване на стаж
• подготовка на архиви за НОИ

---

Как протича процесът по сканиране?

Работим по ясен и доказан процес:

1. Анализ на архивите

Оценяваме обема, състоянието и структурата на ведомостите.

2. Подготовка на документите

• подреждане
• премахване на телбод/кламери
• възстановяване при нужда

3. Сканиране

Използваме професионална техника за бързо и качествено сканиране.

4. Индексиране

Всеки документ се описва по ключови критерии:

• име
• ЕГН
• период
• номер на ведомост

5. Електронен архив

Получавате дигитален архив с лесно търсене и достъп.

---

Какви ведомости сканираме?

Работим с всички видове трудово-счетоводни документи формат от А4 до А0+:

• ведомости за заплати
• трудови досиета
• лични картони
• договори и допълнителни споразумения
• архиви от закрити предприятия

---

Съответствие със законовите изисквания

Сканирането на ведомости за заплати трябва да отговаря на изискванията за:

• защита на личните данни
• дългосрочно съхранение
• автентичност на документите

Ние гарантираме сигурност и конфиденциалност при обработката на всички архиви.

---

За кого е подходяща услугата?

• счетоводни къщи
• големи предприятия
• държавни институции
• общини
• организации с дългогодишни архиви

---

Предимства на нашата услуга

✔ дългогодишен опит в архивирането
✔ работа с големи обеми документи
✔ висока скорост на обработка
✔ индивидуален подход към всеки проект
✔ пълна конфиденциалност

Кога се изискват ведомости за заплати

• при пенсиониране
• при проверки от НОИ
• при съдебни спорове
• при липсващи данни в институции

---

Често задавани въпроси за сканиране на ведомости за заплати:

Колко време отнема сканирането?

Зависи от обема, но предлагаме бързи срокове и ясна организация.

В какъв формат се предоставят файловете?

PDF, TIFF или друг формат според нуждите ви.

Може ли да се търси по име?

Зависи от индексирането на ведомостите за заплати. Да имаме възможност за индексиране, чрез което да осигурим не само бързо намиране на информация, но и конкретно търсене по име или комбинация от имена.

Колко време се съхраняват ведомостите за заплати?

Ведомостите за заплати се съхраняват дългосрочно – 50 години, тъй като са свързани с доказване на трудов стаж и доход при пенсиониране и проверки от институции.

---

Може ли да се търси по ЕГН или име?

Зависи от индексирането на вемодостите. Има възможност след сканиране и индексиране на ведомостите, информацията може да се намира бързо по име, ЕГН или период.

---

Приемат ли се сканирани ведомости от НОИ?

Сканираните копия се използват за бърз достъп и справки, но при официални процедури може да се изискват оригинали или заверени копия.

---

В какъв формат се предоставят сканираните документи?

Най-често в PDF или TIFF формат, в зависимост от нуждите на клиента и изискванията за архивиране.

---

Какво включва услугата по сканиране на ведомости?

Услугата включва подготовка на документите, сканиране, индексиране и създаване на електронен архив с възможност за търсене.

---

Колко струва сканирането на ведомости за заплати? Каква е цената за сканиране?

Цената зависи от обема, състоянието на документите и необходимото ниво на индексиране. Изготвя се индивидуална оферта.

Може ли да унищожите ведомостите за заплати след сканиране?

Не. Ведомостите трябва да се запазят 50 години на хартиен носител. След изтичане на този срок, можете да превинете към унищожаването им като трябва да спазвате изискванията на GDPR и да изберете компания, когато гарантира конфиденциално унищожаване на документи. Ние имаме необходимите разрешителни за дейността. Разгледайте страницата на БДИАС

Унищожаване на документи с лични данни

 

---

Поискайте оферта за сканиране на ведомости

Свържете се с нас на тел. 0886 662 552, за да получите конкретна оферта според обема и състоянието на вашите архиви.

• отговор до 24 часа
• анализ на архив безплатно
• конкретна цена според обема