Съхранение на архив – професионални архивни услуги за вашия бизнес
БДИАС предлага професионални
Услуги свързани със сигурно и конфиденциално съхранение на архив
📦Съхранение на архив от хартиени документи в България
Съхранението на архив е ключов процес за всяка компания, която работи с документи. Независимо дали става въпрос за счетоводни документи, договори, трудови досиета или административна документация, правилното съхранение на архив гарантира сигурност, ред и бърз достъп до информация.
Все повече фирми в България осъзнават, че вътрешното съхранение на архив води до загуба на пространство, време и ресурси. Затова професионалните услуги за съхранение на архив се превръщат в стандарт за ефективно управление на документи.
👉 Ние предлагаме надеждно, сигурно и напълно организирано съхранение на архив, съобразено с нуждите на вашия бизнес.
Дейности свързани със съхранение на архив. Физическо архивиране на документи
📁Какво представлява съхранението на архив?
Съхранението на архив включва процесите по организиране, подреждане, съхраняване и управление на документи за определен период от време.
Професионалното съхранение на архив обхваща:
♦ физическо съхранение на архив в специализирани помещения
♦ класифициране и индексиране на документи
♦ проследяване на архивни единици
♦ контрол на достъпа
♦ защита от рискове като пожар, влага и загуба
Правилното съхранение на архив не само улеснява работата, но и гарантира спазването на законовите изисквания.
🔒 Защо е важно професионалното съхранение на архив?
Много компании подценяват значението на добрата организация на архивите. Липсата на ефективно съхранение на архив може да доведе до:
♦ загуба на важни документи
♦ бавен достъп до информация
♦ проблеми при проверки и одити
♦ глоби за неспазване на законови изисквания
С професионално съхранение на архив ще получите:
♦ сигурност и защита на документите
♦ бърз достъп до архивираната информация
♦ оптимизация на разходите
♦ спокойствие при проверки
📦 Нашите услуги за съхранение на архив
Физическото съхранение на архив е най-сигурният и надежден начин за дългосрочно запазване на оригинални документи с правна и административна стойност. Въпреки развитието на дигиталните технологии, съхранението на архив на хартиени документи остава задължително за много компании в България.
Ние предлагаме професионално физическо съхранение на архив, което гарантира пълна защита, организация и контрол върху вашата документация.
Вашият архив се съхранява в специализирани архивни бази за дългосрочно съхранение на документи.
Професионалното съхранение на архив позволява бързо намиране и извличане на документи при нужда, без да губите време в търсене или преглеждане на хаотични архиви.
Освен сигурност, физическото съхранение на архив ви дава и:
♦ освобождаване на офис пространство
♦ по-добра организация на документацията
♦ спазване на всички законови срокове за съхранение
♦ спокойствие при проверки и одити
👉 Доверете се на експерти в съхранението на архив и осигурете дългосрочна защита на вашите документи.
📄 Организация и индексиране на документи за съхранение на архив
За да бъде ефективно съхранението на архив, документите трябва да бъдат правилно организирани.
Ние осигуряваме:
♦ подреждане на архиви
♦ описване на съдържанието
♦ създаване на индексна система
♦ лесно търсене и извличане
🚚 Транспорт и логистика на документи за съхранение на архив
Предлагаме сигурно транспортиране на архиви от вашия офис до нашата база.
♦ дискретност
♦ проследимост
♦ защита на документите по време на транспорт
По заявка: Намиране на документи и доставка на оригиналите до Вашите помещения
♦ Заявка от клиента за намиране и изваждане на документ
♦ Намиране на архивната кутия в системата
♦ Намиране на оригиналния документ
♦ Доставка на оригинала до Вашия офис
♦ Връщане на използвани от клиенти документи – прибиране в архивните кутии
Унищожаване на документи след изтичане на срока за съхранение на архив
Когато срокът за съхранение на архив изтече, предлагаме сигурно унищожаване:
♦ сертифициран процес
♦ протокол за унищожаване на документи – унищожение на архив
♦ съответствие с GDPR
Ако желаете да получите повече информация за съхранение на документи и архивиране, моля не се колебайте да ни потърсите на тел. 0886 662 552
Съхранение на документи и архиви. Физическо архивиране на документи
⚖️ Законови изисквания за съхранение на архив
Съхранението на архив е задължително по закон за много видове документи.
Примери:
♦ счетоводни документи – до 10 години
♦ трудови досиета – до 50 години
♦ данъчни документи – минимум 5 години
Неспазването на тези срокове може да доведе до сериозни санкции.
Професионалното съхранение на архив гарантира, че вашият бизнес е в пълно съответствие със законовите изисквания.
🔄 Как работи процесът?
♦ Анализ на вашия архив
♦ Подготовка и опаковане
♦ Транспорт до нашата база
♦ Съхранение в защитена среда
♦ Достъп при заявка
📉 Чести проблеми при съхранение на архив в офис
Без професионално съхранение на архив често се срещат:
♦ хаос в документацията
♦ загубени документи
♦ липса на контрол
♦ загуба на време
Нашите решения елиминират тези проблеми напълно.
📊 Бъдещето на съхранението на архив
Въпреки дигитализацията, физическото съхранение на архив остава незаменимо.
Все повече компании използват комбиниран подход:
♦ физическо съхранение на архив
♦ дигитални копия
♦ автоматизация
Това осигурява максимална сигурност и ефективност.
📞 Намалете разходите за съхранение на архив още днес
Професионалното съхранение на архив ще ви помогне да:
♦ освободите пространство
♦ намалите разходите
♦ подобрите организацията
♦ защитите важните документи
👉 Поискайте индивидуална оферта от нас – тел. 0886 662 552
🚀 Започнете със сигурно съхранение на архив
Не оставяйте важните документи на случайността.
♦ Свържете се с нас още днес
♦ Осигурете сигурност за вашия бизнес
♦ Изберете професионално съхранение на архив
Ние ПРЕДЛАГАМЕ СЪХРАНЕНИЕ на всякакви видове документи:
Фирмени
Административни
Счетоводни
Личен състав
Книги, Вестници, Списания
Чертежи, Карти до размер А0+
Досиета на клиенти
Застрахователни полици
Договори
Оферти
Входяща поща
Изходяща поща
Заповеди
Молби
Жалби
Доклади
Отчети
Тръжни
Удостоверения
Командировки
Ведомости за заплати
Други
Имате все повече хартиените документи?
Мястото в помещенията Ви е ограничено и искате да го използвате за основния си бизнес?
Обърнете се към фирма за съхранение на архиви и архивиране на документи.
Необходимо е когато Ви трябва документ, той да бъде сканиран или доставен до Вашия офис?
Архивирането на Вашите документи в БДИАС Ви гарантира:
♦ Намалявате разходите за офис пространства, персонал и техника
♦ Съхранение на Вашите документи в защитена и подходяща среда
♦ Елиминиране на риска от неоторизиран достъп до Вашите документи
Ако търсите фирма за архивиране на документи чрез съхранение на архиви в специализирани архивохранилища, не се колебайте да ни потърсите.
Все повече компании осъзнават мощта на съхраняване на документите в специализирано архивохранилище и започват да възприемат този метод като стандартна практика. Системата BDIAS DMS е система за управление на документи, която позволява на потребителите да подават заявки за сканиране или доставка на документи, които съхраняваме в нашите архивохранилища. Доверете ни се за съхранение на документи и архиви. Физическо архивиране на документи
Срокове за съхранение на счетоводни документи съгласно законодателството в Република България
Съгласно регулациите на GDPR не е разрешено да се съхраняват и обработват документи, съдържащи лични данни за период от време, по дълъг от необходимото. След отпадане на необходимостта от продължаване на съхранението, данните трябва да бъдат заличени или унищожени. Всяка компания администратор на лични данни сама определя сроковете за съхранение на документите, като те не могат да бъдат по-кратки от изискваните със закон, а ако са по-дълги е необходимо да обоснове необходимостта от този по-дълъг период за съхранение. За да не заемат ценно пространство документите Ви във Вашите офис помещения, можете да проверите фирми за архивиране на документи чрез съхранение в специализирано хранилище за архиви.
Фирма БДИАС предлага услугата Съхранение на документи и архиви. Физическо архивиране на документи. Потърсете ни на тел. 0886 662 552 или e-mail: bdias@bdias.com
Съгласно законодателството в България, сроковете за съхранение на счетоводна документация са както следва:
Счетоводната информация на предприятието се съхранява на хартиен и/или технически носител, като съхранението може да бъде както в самото предприятие, така и в частни или държавни архивни институции. Според вида информация в Закона за счетоводството са регламентирани следните срокове за съхранение на документи:
Срокове за съхранение
50 години – Ведомости за заплати (напр. рекапитулации, разплащателни ведомости и др.). Срокът тече от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
10 години – Счетоводни регистри и финансови отчети (напр. Годишни финансови отчети, оборотни ведомости, отчети от фискални устройства и др.), включително документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции. Срокът тече от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
5 години – Всички останали носители на счетоводна информация (напр. договори за наем, банкови извлечения и други. Срокът тече от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят. До 2016г. в Закона за Сч. пишеше 3 години, а в ДОПК 5 години и не беше ясно, но след въведените промени срокът е уточнен на 5 години. За данъчни документи, издавани по реда на ЗДДС. Срокът тече от изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължения съгл. чл.121, ал.1 от ЗДДС.
3 месеца от датата на демонтажа на КЛЕН – Контролни ленти на електронен носител КЛЕН за стационарни обекти и автомати за самообслужване
5 години – Документи за регистриране и отчитане на продажби в търговски обекти чрез фискални устройства (включително книги за дневните финансови отчети, сторно касови бележки, касови бележки от кочан, контролни ленти на електронен носител КЛЕН – отчетните документи по реда на Наредба № Н-18 от 13.12.2006г.)
След изтичането на срока за съхранението им, ведомостите за заплати (на хартиен или технически носител) подлежат на предаване в Националния осигурителен институт. Също и трудови договори, заповеди за прекратяване на трудово правоотношение и други документи съвързани с получаването на пенсии в бъдеще.
Носителите на останалата счетоводна информация могат да бъдат унищожени след изтичане на срока за съхранение. Всички документи с лични данни трябва да бъдат унищожени при спазване на изискванията за конфиденциалност и невъзвръщаемост на информацията от документите.
Ние предлагаме конфиденциално сигурно съхранение на документи и унищожаване на документи след изтичане на срока им за съхранение.
Съхранение на документи при прекратяване на предприятие
- При прекратяване на предприятие чрез преобразуване счетоводната информация се предава на приемащото и/или новоучреденото предприятие/предприятия. Фирма БДИАС предлага услугата съхранение на документи. Потърсете ни на тел. 0886 662 552 или e-mail: bdias@bdias.com
- При прекратяване на предприятие или когато предприятието няма правоприемник, ведомостите за заплати се предават в Националния осигурителен институт по реда на чл. 5, ал. 10 от Кодекса за социално осигуряване. Фирма БДИАС предлага услугата за подготовка на документи за предаване в НОИ, както и съхранение на документите, които трябва да запазите след прекратяване на фирмата. Потърсете ни на тел. 0886 662 552 или e-mail: bdias@bdias.com
Съхранение на документи при прекратяване на правоотношение със счетоводител и упрадител
- При прекратяване на правоотношение с лицето, извършващо счетоводната дейност в предприятието (независимо дали е щатен счетоводител или външна счетоводна кантора), счетоводната документация се предава на лице, определено от ръководителя в присъствието на комисия, посочена от ръководството. Предава се цялата счетоводна информация (вкл. квалифициран електронен подпис), като тя следва да бъде детайлно описана в приемо-предавателен протокол, който да бъде подписан от приемащата и предаващата страна; Ние предлагаме съхранение на документи и архиви, ако нямате подходящи помещения за съхранение.
- При прекратяване на правоотношение на ръководителя на предприятието същият е длъжен да предаде на лице, определено от съответния компетентен орган на предприятието, цялата намираща се при него счетоводна и друга служебна документация. Предаването се извършва посредством приемо-предавателен протокол, в който е детайлно описана информацията, която едната страна предава на другата. Ние предлагаме съхранение на документи и архиви, ако нямате подходящи помещения за съхранение.