Срокове за съхранение на счетоводни и други документи
БДИАС предлага професионални
Услуги свързани със сигурно и конфиденциално съхранение на документи
БДИАС е фирма за съхранение на документи и архивиране.
Съхраняването на документи и архиви в специализирано архивохранилище за документи ще Ви спести офис пространство и ще намали Вашите разходи!
Извършваме физическо архивиране на Вашите документи вместо Вас.
Получавате сигурност и конфиденциалност. Осигурете си спокойствие.
При поискване, ще намерим документите и ще ги сканираме, за да Ви изпратим дигитални копия или ще Ви доставим оригиналите.
Намалявате разходите за съхранение на Вашия архив.
Ние идваме при Вас, взимаме документите, поставяме ги в кашони, индексираме и баркодираме кашоните и ги съхраняваме в наши архивохранилища. Вие определяте нивата на достъп до документите. При необходимост ни изпарщате заявка за доставка на оригинали или сканиране и изпращане на дигитални копия.
Срокове за съхранение на счетоводни документи съгласно законодателството в Република България
Съгласно регулациите на GDPR не е разрешено да се съхраняват и обработват документи, съдържащи лични данни за период от време, по дълъг от необходимото. След отпадане на необходимостта от продължаване на съхранението, данните трябва да бъдат заличени или унищожени. Всяка компания администратор на лични данни сама определя сроковете за съхранение на документите, като те не могат да бъдат по-кратки от изискваните със закон, а ако са по-дълги е необходимо да обоснове необходимостта от този по-дълъг период за съхранение. За да не заемат ценно пространство документите Ви във Вашитеофис помещения, можете да проверите фирми за архивиране на документи чрез съхранение в специализирано хранилище за архиви.
Фирма БДИАС предлага услугата съхранение на документи и архиви в специализирано архивохранилище.
Потърсете ни на тел. 0888 49 58 71, 02 875 90 92 или e-mail: bdias@bdias.com
Съгласно законодателството в България, сроковете за съхранение на счетоводна документация са както следва:
Счетоводната информация на предприятието се съхранява на хартиен и/или технически носител, като съхранението може да бъде както в самото предприятие, така и в частни или държавни архивни институции. Според вида информация в Закона за счетоводството са регламентирани следните срокове за съхранение на документи:
Срокове за съхранение
50 години – Ведомости за заплати (напр. рекапитулации, разплащателни ведомости и др.). Срокът тече от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
10 години – Счетоводни регистри и финансови отчети (напр. Годишни финансови отчети, оборотни ведомости, отчети от фискални устройства и др.), включително документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции. Срокът тече от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
5 години – Всички останали носители на счетоводна информация (напр. договори за наем, банкови извлечения и други. Срокът тече от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят. До 2016г. в Закона за Сч. пишеше 3 години, а в ДОПК 5 години и не беше ясно, но след въведените промени срокът е уточнен на 5 години. За данъчни документи, издавани по реда на ЗДДС. Срокът тече от изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължения съгл. чл.121, ал.1 от ЗДДС.
3 месеца от датата на демонтажа на КЛЕН – Контролни ленти на електронен носител КЛЕН за стационарни обекти и автомати за самообслужване
5 години – Документи за регистриране и отчитане на продажби в търговски обекти чрез фискални устройства (включително книги за дневните финансови отчети, сторно касови бележки, касови бележки от кочан, контролни ленти на електронен носител КЛЕН – отчетните документи по реда на Наредба № Н-18 от 13.12.2006г.)
След изтичането на срока за съхранението им, ведомостите за заплати (на хартиен или технически носител) подлежат на предаване в Националния осигурителен институт. Също и трудови договори, заповеди за прекратяване на трудово правоотношение и други документи съвързани с получаването на пенсии в бъдеще.
Носителите на останалата счетоводна информация могат да бъдат унищожени след изтичане на срока за съхранение. Всички документи с лични данни трябва да бъдат унищожени при спазване на изискванията за конфиденциалност и невъзвръщаемост на информацията от документите.
Съхранение на документи при прекратяване на предприятие
- При прекратяване на предприятие чрез преобразуване счетоводната информация се предава на приемащото и/или новоучреденото предприятие/предприятия. Фирма БДИАС предлага услугата съхранение на документи. Потърсете ни на тел. 0888 49 58 71, 02 875 90 92 или e-mail: bdias@bdias.com
- При прекратяване на предприятие или когато предприятието няма правоприемник, ведомостите за заплати се предават в Националния осигурителен институт по реда на чл. 5, ал. 10 от Кодекса за социално осигуряване. Фирма БДИАС предлага услугата за подготовка на документи за предаване в НОИ. Потърсете ни на тел. 0888 49 58 71, 02 875 90 92 или e-mail: bdias@bdias.com
Съхранение на документи при прекратяване на правоотношение със счетоводител и упраВител
- При прекратяване на правоотношение с лицето, извършващо счетоводната дейност в предприятието (независимо дали е щатен счетоводител или външна счетоводна кантора), счетоводната документация се предава на лице, определено от ръководителя в присъствието на комисия, посочена от ръководството. Предава се цялата счетоводна информация (вкл. квалифициран електронен подпис), като тя следва да бъде детайлно описана в приемо-предавателен протокол, който да бъде подписан от приемащата и предаващата страна;
- При прекратяване на правоотношение на ръководителя на предприятието същият е длъжен да предаде на лице, определено от съответния компетентен орган на предприятието, цялата намираща се при него счетоводна и друга служебна документация. Предаването се извършва посредством приемо-предавателен протокол, в който е детайлно описана информацията, която едната страна предава на другата.
Дейности свързани сЪС Съхранение на документи и архивиране
Пакетиране на документите в архивни кашони
Предлагаме Ви посещение на нашия екип във Вашите помещения и:
♦ Продажба на архивни кутии и кашони
♦ Пакетиране на Вашите документи
♦ Подписване на приемо-предавателни протоколи за документите, които ще съхраняваме
Хамалогия и транспортиране на докумените
Екипът ни извършва следните услуги след пакетиране на Вашите документи:
♦ Товарене на документите във Вашите помещения
♦ Транспортиране със специализиран тронспорт
♦ Разтоварване в нашето архивохранилище за съхранение на архиви
Индексиране и баркодиране, подреждане на архивните кашони на стелажи
♦ Поставяне на баркод на всяка архивна кутия
♦ Поставяне на баркод на всеки архивен кашон
♦ Индексиране на архивните кутии в системата на БДИАС
♦ Индексиране на архивните кашони в системата на БДИАС
♦ Подреждане на архивните кашони на специализирани стелажи за съхранение на документи
Съхранение на Вашите документи в архивохранилището на БДИАС
♦ Гарантираме конфиденциалност и сигурност на Вашите документи
♦ Помещенията ни са обезопасени
♦ Разполагаме с алармена система, пожароизвестителна система, видеонаблюдение, COT
♦ Не използваме палета и увиване със стреч фолио
♦ Имаме застраховка „Отговорност за дейността”
По заявка: Намиране на документи, сканиране и качване на файла в системата или изпращане по електронна поща
♦ Заявка от клиента за намиране и изваждане на документ
♦ Намиране на архивната кутия в системата
♦ Намиране на оригиналния документ
♦ Сканиране на търсения документ
♦ Качване на сканирания файл в системата или изпращане по електронна поща
По заявка: Намиране на документи и доставка на оригиналите до Вашите помещения
♦ Заявка от клиента за намиране и изваждане на документ
♦ Намиране на архивната кутия в системата
♦ Намиране на оригиналния документ
♦ Доставка на оригинала до Вашия офис
♦ Връщане на използвани от клиенти документи – прибиране в архивните кутии
Ако желаете да получите повече информация за съхранение на документи и архивиране, моля не се колебайте да ни потърсите на тел. 0888 49 58 71, 02 875 90 92.
Физическо архивиране и съхранение на документи
Ние ПРЕДЛАГАМЕ СЪХРАНЕНИЕ на всякакви видове документи:
Фирмени
Административни
Счетоводни
Личен състав
Книги, Вестници, Списания
Чертежи, Карти до размер А0+
Досиета на клиенти
Застрахователни полици
Договори
Оферти
Входяща поща
Изходяща поща
Заповеди
Молби
Жалби
Доклади
Отчети
Тръжни
Удостоверения
Командировки
Ведомости за заплати
Други
Имате все повече хартиените документи?
Мястото в помещенията Ви е ограничено и искате да го използвате за основния си бизнес?
Обърнете се към фирма за съхранение на архиви и архивиране на документи.
Необходимо е когато Ви трябва документ, той да бъде сканиран или доставен до Вашия офис?
Архивирането на Вашите документи в БДИАС Ви гарантира:
♦ Намалявате разходите за офис пространства, персонал и техника
♦ Съхранение на Вашите документи в защитена и подходяща среда
♦ Елиминиране на риска от неоторизиран достъп до Вашите документи
Ако търсите фирма за архивиране на документи чрез съхранение на архиви в специализирани архивохранилища, не се колебайте да ни потърсите.
Все повече компании осъзнават мощта на съхраняване на документите в специализирано архивохранилище и започват да възприемат този метод като стандартна практика. Системата BDIAS DMS е система за управление на документи, която позволява на потребителите да подават заявки за сканиране или доставка на документи.
Всички Архивни услуги НА БДИАС – Фирма за Съхранение на документи и архивиранЕ
Сканиране и електронно архивиране на документи
♦ Цялостни решения за дигитално архивиране на документи
♦ Сканиране на: документи, чертежи, карти, книги, подвързани документи, вестници и други; размери от А6 до А0+
♦ Индексиране, въвеждане на мета-данни, по които да търсите документите
♦ Електронно архивиране
♦ Дигитализация
♦ OCR – оптично разпознаване на символите, превръщане на сканираните документи от картинки в текст
Физическо архивиране на документи
♦ Съхранение на Вашите документи в наши архивохранилища. Управление на хартиени архиви
♦ Транспортиране
♦ Кашони и архивни кутии
♦ Индексиране и баркодиране
♦ Намиране на документи при заявка
♦ Сканиране по заявка и запис на информацията на наши или Ваши сървъри
♦ Доставка на оригинали по заявка
Софтуер за управление и архивиране на документи
♦ Цялостни решения за управление и движение на документи и бизнес процеси – всички разработки се променят съобразно конкретните изискванията на клиентите
♦ Търсене и визуализиране на сканирани документи
♦ Документооборот
♦ Деловодство
♦ Архив
♦ Разработка на други информационни системи по конкретни изисквания
Конфиденциано унищожаване на документи
♦ Подготвяне на документите за унищожаване
♦ Изготвяне на акт за унищожаване
♦ Унищожаване на хартиени документи чрез шредиране
♦ Унищожаване на хартиени документи чрез претопяване
♦ Документите се претопяват до пълното им разграждане
♦ Процесът е напълно екологичен
Организиране и подреждане на архиви
♦ Систематизиране на документацията в архива, подреждане по видове и хронология върху стелажи или в метални шкафове
♦ Изработване и поставяне на етикети
♦ Изготвяне на списък на делата в електронен и хартиен формат
♦ Поставяне на указателни табели на стелажите
♦ Отделяне, описване и подготвяне за унищожаване на неценните документи с изтекъл срок на съхранение
Подвързване на документи
♦ Подвързване на документи с подшиване във формата на книги
♦ Подвързване на всякакви видове и размери документи – ведомости за заплати, нотариални книги и други документи
♦ Подготовка на документите за подвързване
♦ Подшиване и подлепване
♦ Изработка на надписи на кориците
♦ Поставяне на корици
Изготвяне на номенклатура на делата
♦ Преглеждане и анализиране на всички документи и процеси
♦ Определяне на групите документи
♦ Определяне на срока за съхранение на всяка група документи
♦ Определяне кои групи документи подлежат на проверка от ПДЕК
♦ Разработване на номенклатура на делата
♦ При допълнителна заявка: внедряване на утвърдената от ДАА номенклатура на делата
Извършване на експертиза на ценността на документите
♦ Преглеждане на всеки документ
♦ Определяне и записване на срока на съхранение
♦ Отделяне на ценните документи и документите с 50 и повече години за съхранение
♦ Извършване на годишна експертиза на документите за дългосрочно съхранение и тези за проверка от ПДЕК
♦ Предаване на Excel файл с информацията за по-лесно извършване на бъдещите експертизи
Подготовка на документи за предаване в НОИ
♦ Отнася се за документите, които трябва да се предадат от прекратени осигурители съгласно Инструкция № 5 на НОИ
♦ Преглеждане на подадените от клиента документи
♦ Отделяне на документите, които трябва да се предадат в НОИ
♦ Номериране на страниците, подшиване, поставяне на заглавна страница, заверителен надпис, изготвяне на протоколи и други
♦ Изготвяне на общата документация
Предимства на различните видове архивиране на документи
ISO Сертификати за архивиране на документи
ISO 27001:2013
Система за управление на информационната сигурност
ISO 9001-2015
ISO 2000-1:2011
Информационни технологии, управление на услуги
Свържете се с нас
тел. 0888 49 58 71, 02 875 90 92, e-mail: bdias@bdias.com
Нашите услуги за управление на хартиен физически архив:
Сигурно съхранявате записите си близо до вас, но не можете да намерите търсеното само на един клик. Когато ние организираме Вашите архиви, Ви предлагаме да защитите активите си през целия жизнен цикъл на записите. Същеврмененно ще има контролиран достъп до информациятау който се дава на определени от Вас лица. Така ще можеде да поддържате пълно спазване на нормативните изисквания за срок на запазване на архива. Нашата платформа за управление на записи Ви дава пълен контрол и денонощен достъп за управление файловете с архивна информация.
Фирмата ни е специализирана в предлагане на професионални услуги за управление на документация
Съхранявайте хартиена документация в защитени архивохранилища, които са близо до Вас. Архивните ни помещения са оборудвани съгласно най-съвременните изисквания за сигурност и са под постоянно 24/7 наблюдение. Не се комебайте да дадете Вашите архиви в специализирана фирма за архивиране на документация чрез съхранение на хартията в архивохранилище.
Ако използвате фирма за съхранение на документи и архивиране, ще получите качествено обслужване от професионални архивисти.
Ако желаете можем да дублираме информацията като дигитализираме всеки документ и Ви придоставим архивно копие. Услугите за цифрово преобразуване и сканиране на документацията са най-подходящи за информацията, която се използва най-чедсто. Дигитализацията Ви помага да консолидирате информацията от различни служители, отдели и локации. По този начин ще намалите времето за търсене и ще подобрите способността си да намирате това, от което се нуждаете, като ние конвертираме хартията в дигитални файлове.
Висококачествените услуги за сканиране и индексиране, които предлагаме, са свързани с проекти за цифрово преобразуване от всякакъв размер и тип носители в електронни и безпроблемно интегрира нови цифрови файлове в съществуващите работни потоци за управление на информацията.
Нашите услуги за сканиране и въвеждане на данни осигуряват последователна класификация и индексиране като същевременно гарантират сигурност.
Аутсорсинг услуги за архивиране – физическо съхранение на архиви и сканиране и електронно архивиране
-
- Разработване на работно задание за архивиране съобразно спецификите на документите Ви
- Физическо съхранение на документи и архиви – съхранение на хартиени документи
- Съхранение на документи след ликвидация
- Съхранение на архивни документи
- Архивиране на данни на физически и дигитален носител
- Търсене на документи в архива
- Доставка на поискани документи
- Изготване на Приемо – предавателен протокол за архив
- Изготване на списък на приетите документи в архива
- Подреждане на архиви и архивиране на документи в училищата
- Разработване на Програма за архивиране на документи, деловодство и архив
- Унищожаване на архив
- Унищожаване на документи и архиви с изтекъл срок на съхранение
- Конфиденциално и сигурно унищожаване на архивни документи с изтекъл период. В съответствие с българското и европейското законодателство
- Нашите архивисти са експерти по най-важните въпроси за унищожаване на документи
- Надеждно унищожаване на документи, което Ви гарантира сигурен, надеждане, безопасен и евтин начин за унищожаване на поверителна информация, чийто срок за съхранение е изтекъл
- Шредиране на архивни документи
- Претопяване на архивни документи. Изгарянето на документи е забранено в България
- Системата за поверително унищожаване включва: Транспорт до помещение за обработка, подготовка на документите за унищожение и същинско унищожаване
- Издаване на документ за конфиденциалност. Дружеството е Администратор на лични данни вписан в „Регистъра на администраторите на лични данни и на водените от тях регистри”
- Експертиза на ценността на документите
- Определяне на факторите за стареене и разрушаване на документите
- Подреждане на ведомствени архиви
- Сканиране, индексиране, дигитализиране и електронно архивиране
- Създаване на електронен архив на документи
Съдействие при Изготвяне на всички необходими документи за Вашия архив
- Вътрешни правила за дейността на учрежденския архив
- Заповед за откриване процедура по унищожаване на нотариални дела с изтекъл срок на съхранение
- Акт за унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение
- Инструкция за съхранение на документи
- Инструкция за деловодната дейност и документооборота
- Отчетни документи по Наредба № Н-18, включително книгите, които подлежат на архивиране или заличаване/унищожаване
- Политика за съхранение и унищожаване на документи
- Правила за съхранение и архивиране
- Правилник за архивиране на документи в учрежданието
- Протокол за архивиране на документи
- Протокол за унищожаване на документи с лични данни
- Протокол за унищожаване на архивни документи
- Процедура за архивиране
- Процедура за текущо съхранение и архивиране
- Процедура за съхранение и унищожаване на документи
- Процедура за унищожаване на счетоводни документи
- Номенклатура със срокове за съхранение на счетоводни документи и архиви
- Образец на Акт за унищожаване на документи
- Образец на Заповед за създаване на Постоянно действаща експертна комисия ПДЕК за архив в дадено учреждение
- Целта на процедурата е да се определи редът за водене и съхранение. Тя обхваща всички документи, постъпващи и изходящи от организацията/компанията
- Други документи свързани с архивиране
